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阿部さん：主に特定技能外国人の支援業務を行っています。

具体的には外国人本人と入管へ同行し申請手続きをサポートしたり、直接訪問して定期面談を実施した上で定期届出書類を作成したりしていました。

最近ではワーキングホリデーの受入支援も進めています。台湾国籍の方々を受入れる企業様を探し、入国の支援をさせていただいております。
外国籍の受入に興味がある企業担当者と週1回程度お会いして、特定技能やワーホリの制度説明をするなどの営業活動も並行して進めています。

阿部さん：前職では販売員をしていたので、全くゼロからすべてを学んでいく必要がありました。当初入管の業務には「入管法」が関わっていることを知り、自分の関知しないところで起こしたミスが法に抵触することはないのか、と気を揉むことも多かったですね。

阿部さん：初めて手続きをする際は行政書士に依頼しました。当社代表である鈴木が手続きの詳細を把握しているため、アドバイスをもらいながら自分自身で書類を確認し、行政書士に作成をしてもらいました。完成いただいた書類を見本として保管し、2社目以降は見本に準じながら外国人の申請に必要な書類収集のお手伝いをしたり、本人に同行する形で申請をしていました。

先ほども申し上げた通り、最初は何から進めていくべきかを把握するところから始める必要がありました。
時には代表の鈴木に回答をもらいながら運用要領をチェックし、完成した資料を見本として製本しながらどんな分野・業務区分でも支援業務全般に対応できるようになっていきました。

特定技能制度は比較的新しい制度のため、半年に1回程度のペースで様式や運用が定期的に変更されます。
折角現行のやり方を覚えても新たに覚え直しが必要になるので、いつ変更されたかのチェックも負担となっていました。

阿部さん：一番良かった点は、お客様にヒアリングする内容を一発で聞き切れることですね。

ヒアリングフォームをメールで送るだけで、お客さんに回答いただけるので、聞き漏れが出る心配がなく安心して業務を進められるようになりました。入力情報が記録として残る点も「言った」、「言わない」のトラブルを未然に防ぐことができるコンプライアンス的な観点からも導入して良かったと思えました。

他社のシステムと大きく違う点として、「行政書士法などのリーガルの棲み分け」が明確、効率的になされていると思います。
「誰(どの機関が」が、「いつまで」に、「どの質問」を回答し、入力するのかがハッキリと追いかけられるため、
誰がタッチすべきボールなのかがわからないという手続きを進める上でどうしても発生してしまっていた大きなストレスと課題が解決できました。

案件によって誰がどの質問を回答するかが変わるのですが、noborder上では設問ごとに回答担当する機関をこちらで振り分けできるので、とても助かっています。

阿部さん：そうなんですね。使いこなせればもっと色々なことができるんだろうとは思いつつ、どうしても申請業務を進める際に使うイメージが強いため、毎日ログインしているわけではないので知りませんでした。

習慣的に仕事が始まったらnoborderを開くところから始められるような、毎日自然と利用できるようなシステムになっていくことを期待しています。

阿部さん：いいですね。使用する間隔が空いてしまうと、以前疑問に思ったことがまた分からなくなったりするのでとても助かります。
毎日気楽にログインして、しっかり管理されているような状況を作っていただきたいです。

(修正) 2023年6月15日 (Exstan株式会社加筆修正)