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特定技能 事前ガイダンス完全マニュアル | 流れ・必須項目・チェックリスト・FAQ解説
この記事でわかること
- 事前ガイダンスの全体像
- 事前に準備すべき書類・情報
- 事前ガイダンスの進め方
- 事前ガイダンスで必ず話すべきこと
- 実施するべきタイミング
- 行政書士による注意点
1. 事前ガイダンスとは
特定技能外国人が在留申請前に日本での生活や雇用条件等について説明を実施することを指します。特定技能1号の場合、義務的支援として定められている支援項目の一つがこの事前ガイダンスです。
- 受入先または登録支援機関が特定技能外国人本人が母国語等十分に理解できる言語で実施する内定後のガイダンスです。
- 特定技能1号外国人に対する義務的支援項目として実施が義務付けられており、未実施や不十分である場合は支援体制に不利益が生じる恐れがあります。
- 目的：就労・生活の不安を事前に解消し、早期離職・トラブルを防ぐ
- 原則：在留申請前までに実施を完了させる
- 事前ガイダンスの確認書(実施した記録書類)の作成・保存が必要
*在留申請受理の時点では、本人サイン書類が収集できている前提のためサイン取得前に事前に雇用条件などを説明しておくことが求められます。
*事前ガイダンスの実施年月日が在留申請受理完了日以降の日付の場合、入管から指摘や問合が入る場合があります。
2. 実施フロー（3段階）
- 準備：／準備資料作成／契約・支援計画の最終確認／日程調整
- 事前ガイダンス実施：
- 記録：事前ガイダンスの確認書の署名取得、動画データ格納／配布資料の控え／保存フォルダへ格納
・雇用契約書 (参考様式第1-5号)作成
・雇用条件書 (参考様式第1-6号)作成
・事前ガイダンスの確認書 (参考様式第5-9号)作成
・事前ガイダンスのプログラム (任意様式)作成
・外国人本人に共有する資料は必ず外国人の母国語等十分に理解できる言語で作成してください。
参照リンク：
入管HP 特定技能参考様式集
・雇用条件書を基に労働条件、給与条件（質疑応答）30分〜1時間程度
・生活ルール (ゴミ出し、交通ルール、想定通勤手段、公共交通機関の利用方法等を説明 30分〜1時間程度
・社会保険 (保険適用範囲や、税金、年金などについて説明)
・相談窓口(相談事項ごとに窓口が違う場合など詳しく説明。電話番号やメールアドレス、LINE等のグループチャットや緊急連絡先等を伝える)
*固定残業代など、日本特有の労働条件についてはより丁寧に説明をしてください。
3. 必須説明項目リスト
労働条件・給与条件
- 雇用条件（参考様式第1-6号）に基づく
- 勤務時間・残業・休日
- 報酬（基本給・手当・支払日・控除）
- 就業規則・安全衛生・ハラスメント防止
生活ルール
- 住居（ルール・緊急連絡）
- 市役所手続・住民登録・マイナンバー
- 健康保険・年金・税金のしくみ
- 交通・銀行口座・携帯電話
相談・緊急対応
- 社内相談窓口・支援担当者
- 行政・労基署・多言語ホットライン
- 警察・消防・病院の連絡先
- トラブル時の初動（連絡→記録→報告）
4. Todoチェックリスト
- 母国語資料／通訳を手配し、実施日程を確定した
- 労働条件・賃金・就業規則を十分に理解できる言語で説明した（理解確認済）
- 住居・生活ルール・ゴミ出し・近隣配慮を説明した
- 市役所手続／健康保険・年金／税の流れを説明した
- 交通・銀行・携帯の初期手順を案内した
- 緊急連絡先・社内外相談窓口の一覧を配布した
- ガイダンスのチェックリスト・署名を取得し保存した
5. 入管で指摘されやすい失敗例と回避策
- 実施時間の不足：3時間程度の実施が必要。下回る場合、十分に実施できたと認められない場合も
- 記録・署名の欠落：ガイダンス終了後、当日必ず署名取得→スキャン保存
- 労働条件と申請内容の齟齬：直前変更は再説明・書面更新・履歴保存
- 相談窓口の未周知：配布資料＋掲示＋チャットグループを併用
6. 効率化の方法（テンプレ・ツール）
- テンプレ化：分野・国籍ごとに対応した資料／チェックリスト雛形の作成がおすすめ
- クラウド管理：noborderで記録・期限・届出を一元管理
- 専門家レビュー：初回は行政書士が法令準拠をチェック
7. よくある質問（FAQ）
オンライン実施は可能ですか？
可能です。本人が理解できる環境（回線・デバイス・通訳体制）と、理解確認・署名取得の手順を事前に用意してください。
使用言語は日本語だけで良いですか？
原則、本人が十分に理解できる言語で実施します。日本語のみの場合は誤解リスクが高く、翻訳・通訳の併用が推奨です。
実施記録はどの程度保存が必要ですか？
チェックリスト・署名・配布資料控え・議事録を電子保存（アクセス権限設定）。在留期間中＋一定期間の保管を推奨します。
入国後にまとめて実施しても大丈夫？
やむを得ない事情があれば可。その場合は理由の記録、到着直後の早期実施、生活上の初動支援を強化してください。
支援機関へ委託すべきでしょうか？
自社体制（言語・記録・法令理解）が整うまでは委託が安全。将来的に自社支援へ移行する場合もテンプレと運用設計が鍵です。
8. 関連リンク（内部）
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